Oei, een audit!

Bij het uitvoeren van operaties in de specifieke categorie horen verplichtingen. Het nakomen van eisen worden middels een audit door de ILT periodiek gecontroleerd.

Niet alleen stress

Een audit is voor een operator een spannend moment. Immers wil je de afgegeven autorisatie voor opereren in de specifieke categorie behouden. Anderzijds is het waardevol om feedback te krijgen waar je als operator van kunt leren.

Wat is de functie van een audit?

Bij een audit gaat het om toezicht op de systemen, processen en methoden voor borging van de naleving van wet- en regelgeving waar de ILT op toeziet.

Door het uitvoeren van een audit wordt onderzocht in hoeverre een onderneming aantoonbaar haar processen beheerst met betrekking tot de naleving van wet- en regelgeving waar de inspectie op toeziet.

Wat wordt er gevraagd als voorbereiding?

Om inhoudelijk met een geautoriseerde operator in gesprek te kunnen gaan, vraagt de ILT u om een aantal uitgevoerde drone operaties te selecteren. Van deze operaties levert u de vliegvoorbereiding (uitgewerkte vliegplannen) en bijbehorende logs in.

Waar gaat het om in het gesprek tijdens de audit?

Tijdens de audit wil de ILT verifiëren of de operator het juiste heeft gedaan. Wat in het operationeel handboek staat beschreven dient als leidraad. Men let er op of gemaakte (afwijkende) keuzes adequaat worden onderbouwd ten aanzien van de veiligheid van de operaties en de regels die gelden voor het vliegen.

De ILT bekijkt, naast operaties die zijn uitgevoerd, ook hoe de organisatie en de systemen functioneren. Zo schuiven de Safety Manager en Compliance Manager aan om hierover bevraagd te worden.

Wat kan er misgaan?

Als alle actoren het operationeel handboek goed kennen en zich aan alle verplichtingen en regels hebben gehouden, dan hoeft een audit niet rampzalig te verlopen. Sterker nog, dan heeft u niet veel te duchten.

Van sommige operators, die hun eerste audit achter de rug hebben, horen wij terug dat het tóch een pittig gesprek met de ILT was, omdat bijvoorbeeld:

• Er op- en aanmerkingen waren m.b.t. uitgevoerde vluchten
• Niet alle vluchten en/of onderhoud waren gelogd
• De Safety Manager dit niet in de gaten had...
• De Safety Manager en/of Flight Operations Manager vragen niet afdoende konden beantwoorden
• Er te weinig intern en aantoonbaar is overlegd over veiligheidsprocedures
• Niet iedereen zijn competenties kon aantonen als piloot

Dit soort fouten zijn zeker te voorkomen, door het operationeel handboek te gebruiken, omdat het juist daarvoor bedoeld is. Voor geconstateerde tekortkomingen (bevindingen) ontvangt de operator meestal eerst een waarschuwing. U krijgt van de ILT gelegenheid om deze binnen een bepaalde termijn te repareren.

De autorisatie (bedrijfsvergunning) kan ook direct door de ILT worden ingetrokken, indien er ernstige gebreken (overtredingen) zijn geconstateerd.

Valkuilen voorkomen 

Belangrijk voor de dagelijkse gang van zaken is dat het operationeel handboek gebruikt wordt als basis voor alle activiteiten en de Accountable Manager ervoor zorgt dat iedereen met specifieke taken in de organisatie, zoals de Safety Manager, voldoende kennis van zaken heeft.

Ook de training van de piloot is belangrijk. Hoewel de ILT deze verantwoordelijkheid expliciet bij de operator neerlegt, betekent dit niet dat u hier niets aan hoeft te doen.